Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho là một yếu tố then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp đảm bảo quá trình vận hành trơn tru và tối ưu hóa nguồn lực. Bằng cách áp dụng các phương pháp quản lý hiện đại như lập kế hoạch dự báo, kiểm soát lượng tồn kho, quản lý nhập – xuất hàng hóa chặt chẽ, doanh nghiệp có thể duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý, tiết kiệm chi phí, và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. 

Hàng tồn kho là gì

Hàng tồn kho là toàn bộ những mặt hàng, nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm và các hàng hoá khác mà doanh nghiệp lưu trữ để phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc kinh doanh. 

Hàng tồn kho thường bao gồm:

Nguyên vật liệu thô: Những nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm.

Hàng hóa dở dang: Các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thiện.

Thành phẩm: Những sản phẩm đã hoàn thành và sẵn sàng để bán cho khách hàng.

Hàng hóa thương mại: Những sản phẩm mà doanh nghiệp mua vào với mục đích bán lại.

Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn và duy trì khả năng đáp ứng nhu cầu của thị trường. Doanh nghiệp cần phải duy trì một lượng hàng tồn kho hợp lý để không bị thiếu hụt sản phẩm khi nhu cầu tăng cao, đồng thời tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây ra chi phí lưu trữ cao hoặc hàng hoá lỗi thời. 

Quản lý hàng tồn kho là gì

Quản lý hàng tồn kho là quá trình theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh lượng hàng tồn kho để đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ sản phẩm hoặc nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, kinh doanh mà không gây ra tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hoá. Đây là một phần quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp. 

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, cải thiện quy trình sản xuất, tối ưu hóa dòng tiền. 

Phương pháp quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, giảm thiểu chi phí và tối ưu hoá lợi nhuận. Dưới đây là những phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất mà doanh nghiệp có thể áp dụng.

1. Phương pháp thiết lập vị trí kho hàng

Thiết lập vị trí kho hàng hợp lý đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hoá quy trình lưu trữ và xuất nhập hàng hóa. Một trong những nguyên tắc cơ bản là phân chia khu vực kho hàng theo từng nhóm sản phẩm, dựa trên tính chất và mức độ sử dụng của từng loại hàng. Những sản phẩm bán chạy hoặc có nhu cầu sử dụng cao nên được bố trí ở những vị trí dễ tiếp cận, gần cửa ra vào để giảm thiểu thời gian và công sức trong quá trình nhập – xuất kho.

Bên cạnh đó, đối với những kho hàng lớn, việc áp dụng hệ thống mã hóa vị trí theo từng dãy, khu vực cũng giúp dễ dàng theo dõi và tìm kiếm hàng hóa. Điều này đặc biệt hữu ích trong việc sắp xếp không gian và tránh tình trạng hàng hóa bị lẫn lộn.

2. Ứng dụng phương pháp quản lý kho FIFO hoặc LIFO

Trong quản lý hàng tồn kho, FIFO (First In, First Out) và LIFO (Last In, First Out) là hai phương pháp phổ biến được áp dụng.

• Phương pháp FIFO: Hàng hóa nhập vào trước sẽ được xuất ra trước. Phương pháp này phù hợp với các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn, dễ bị hỏng hóc như thực phẩm, dược phẩm. Áp dụng FIFO giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hàng hóa bị quá hạn hoặc lỗi thời, giảm thiểu lãng phí.
• Phương pháp LIFO: Hàng hóa nhập vào sau sẽ được xuất ra trước. Phương pháp này thích hợp cho những ngành hàng mà giá cả biến động thường xuyên, chẳng hạn như các sản phẩm công nghệ, nguyên liệu xây dựng. LIFO giúp doanh nghiệp điều chỉnh chi phí hàng tồn kho theo biến động của thị trường, tối ưu hóa lợi nhuận.

Sử dụng phương pháp LIFO, FIFO để quản lý hàng tồn kho

3. Phương pháp đặt mức tồn kho cho mỗi sản phẩm

Mỗi doanh nghiệp cần thiết lập mức tồn kho tối thiểu cho từng loại sản phẩm dựa trên nhu cầu tiêu thụ và chu kỳ cung cấp. Việc đặt mức tồn kho tối thiểu giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hết hàng, đồng thời không gây ra tình trạng tồn kho quá nhiều, ảnh hưởng đến dòng tiền.

Có thể áp dụng công thức Economic Order Quantity (EOQ) – công thức tính lượng đặt hàng tối ưu nhằm giảm thiểu chi phí đặt hàng và lưu trữ. Công thức này dựa trên lượng nhu cầu hàng hóa, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho, từ đó xác định số lượng hàng cần đặt trong mỗi kỳ sao cho đạt hiệu quả cao nhất.

4. Mã hoá và dán nhãn tất cả hàng tồn kho

Mã hóa và dán nhãn hàng tồn kho giúp việc quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn. Mỗi sản phẩm cần được gắn mã vạch, mã QR hoặc mã số riêng biệt để dễ dàng theo dõi. Hệ thống mã hóa này không chỉ giúp nhanh chóng tra cứu thông tin hàng hóa mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác số lượng, vị trí và tình trạng của sản phẩm trong kho.

Kết hợp mã hóa với hệ thống phần mềm quản lý kho (Warehouse Management System – WMS) sẽ tự động hóa quy trình nhập – xuất kho, cập nhật thông tin chính xác và giảm thiểu lỗi do con người gây ra.

5. Kiểm soát quy trình xuất – nhập kho

Quy trình xuất – nhập kho cần được kiểm soát chặt chẽ, từ việc kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa đến việc xác nhận đầy đủ các giấy tờ liên quan. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng không có sai sót nào xảy ra trong quá trình lưu thông hàng hóa.

Ngoài ra, việc xây dựng các quy trình rõ ràng về kiểm kê, đối chiếu số lượng hàng tồn, cùng với sự tham gia của các bộ phận liên quan (kế toán, quản lý kho) sẽ giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả.

6. Kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kê định kỳ là bước không thể thiếu để đảm bảo rằng số liệu hàng tồn kho trên hệ thống khớp với thực tế. Doanh nghiệp có thể kiểm kê theo tuần, tháng hoặc quý, tuỳ thuộc vào khối lượng hàng hóa và tính chất của sản phẩm. Kiểm kê định kỳ không chỉ giúp phát hiện sớm các sai sót mà còn giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình hàng tồn kho, từ đó có kế hoạch điều chỉnh hợp lý.

7. Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

Quan hệ tốt với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp duy trì được nguồn hàng ổn định, chất lượng và giá cả hợp lý. Doanh nghiệp cần thiết lập các thỏa thuận rõ ràng về thời gian giao hàng, điều kiện bảo hành, và có kế hoạch dự phòng trong trường hợp nhà cung cấp gặp sự cố.

Việc xây dựng mối quan hệ chiến lược với nhiều nhà cung cấp cũng giúp doanh nghiệp có thể linh hoạt trong việc lựa chọn nguồn hàng, đảm bảo không bị gián đoạn sản xuất khi có vấn đề từ một nhà cung cấp cụ thể.

8. Quản lý kho có kế hoạch dự phòng

Quản lý hàng tồn kho không chỉ dừng lại ở việc theo dõi và tối ưu hóa quy trình hiện tại mà còn cần chuẩn bị cho các tình huống bất ngờ. Doanh nghiệp cần xây dựng các kế hoạch dự phòng, chẳng hạn như kho dự trữ khẩn cấp, hay chiến lược ứng phó với sự biến động của thị trường. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro liên quan đến thiếu hụt hàng hóa hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng. 

Lên kế hoạch quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp

Lợi ích của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả đối với doanh nghiệp

Quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình vận hành, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu chi phí, tăng cường hiệu suất, và duy trì sự hài lòng của khách hàng. Dưới đây là những lợi ích cụ thể của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả đối với doanh nghiệp.

1. Giữ chân khách hàng

Giữ chân khách hàng là một trong những lợi ích lớn nhất của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Khi doanh nghiệp quản lý tốt hàng tồn kho, sản phẩm luôn sẵn sàng và đáp ứng đúng lúc nhu cầu của khách hàng. Khách hàng sẽ không phải chờ đợi lâu hoặc thất vọng vì sản phẩm hết hàng. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm mua sắm, tăng mức độ hài lòng và khuyến khích khách hàng quay lại mua sắm nhiều lần hơn.

Việc cung cấp sản phẩm đúng thời điểm không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng niềm tin mà còn tạo ra mối quan hệ bền vững với khách hàng. Đồng thời, khi doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu, họ sẽ tránh được việc mất doanh thu do tình trạng thiếu hàng hoặc khách hàng chuyển sang đối thủ cạnh tranh.

2. Cân bằng lượng hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì một mức tồn kho hợp lý. Cân bằng lượng hàng tồn kho là việc giữ cho kho hàng không quá tải mà vẫn đủ để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ. Nếu hàng hóa tồn kho quá nhiều, doanh nghiệp sẽ phải chịu chi phí lưu trữ, bảo quản và có nguy cơ sản phẩm bị hỏng, lỗi thời. Ngược lại, nếu hàng hóa tồn kho quá ít, doanh nghiệp có thể không đáp ứng được nhu cầu khách hàng, dẫn đến tình trạng mất cơ hội bán hàng.

Bằng cách sử dụng các công cụ và hệ thống quản lý tiên tiến, doanh nghiệp có thể dự báo chính xác nhu cầu của thị trường, từ đó duy trì lượng hàng tồn kho tối ưu. Điều này giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ và bảo quản, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.

3. Quay vòng tồn kho

Quay vòng tồn kho (Inventory Turnover) là chỉ số phản ánh số lần hàng hóa được bán ra và thay thế trong một khoảng thời gian nhất định. Quản lý tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tăng tốc độ quay vòng hàng hóa, tức là sản phẩm không bị lưu kho quá lâu mà được bán ra nhanh chóng và liên tục.

Khi quay vòng hàng hóa tốt, doanh nghiệp có thể tránh được rủi ro liên quan đến việc sản phẩm bị hỏng hóc hoặc lỗi thời, đặc biệt là với các ngành có vòng đời sản phẩm ngắn như thời trang, điện tử, thực phẩm. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa lợi nhuận, đồng thời cải thiện dòng tiền nhờ việc bán hàng liên tục.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp cân bằng lượng hàng tồn kho, tiết kiệm chi phí

4. Lập kế hoạch chính xác

Lập kế hoạch chính xác là một lợi ích quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Khi doanh nghiệp có dữ liệu chính xác về lượng hàng tồn kho, họ có thể dễ dàng lập kế hoạch sản xuất, mua sắm và phân phối hàng hóa một cách tối ưu.

Việc lập kế hoạch dựa trên số liệu tồn kho giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa, từ đó tối ưu hóa quy trình sản xuất và cung ứng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng phản ứng nhanh chóng trước những thay đổi của thị trường, đáp ứng kịp thời nhu cầu tăng cao hoặc giảm mạnh của khách hàng.

5. Theo dõi tồn kho

Theo dõi tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp biết được tình trạng, số lượng và vị trí của từng mặt hàng trong kho. Với việc áp dụng các công nghệ hiện đại như hệ thống quản lý kho (WMS), mã vạch hoặc RFID, doanh nghiệp có thể cập nhật thông tin tồn kho theo thời gian thực.

Quản lý và theo dõi tồn kho chặt chẽ giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hàng hóa, thất thoát hoặc nhầm lẫn trong quy trình xuất – nhập hàng. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất quản lý kho mà còn nâng cao tính minh bạch và đáng tin cậy trong toàn bộ hệ thống cung ứng.

6. Tiết kiệm chi phí

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bằng nhiều cách. Thứ nhất, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí lưu trữ nhờ duy trì mức tồn kho tối ưu, không để hàng hóa tồn đọng quá lâu. Thứ hai, việc quản lý tốt giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng lãng phí, hàng hóa bị hư hỏng do lưu kho quá lâu.

Ngoài ra, việc lập kế hoạch mua sắm và phân phối hàng hóa dựa trên số liệu tồn kho chính xác giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng mua hàng quá nhiều hoặc quá ít, từ đó giảm thiểu chi phí không cần thiết và tăng cường khả năng quản lý dòng tiền.

7. Tiết kiệm thời gian

Hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện đại giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong nhiều khía cạnh. Việc tự động hóa các quy trình kiểm kê, theo dõi và cập nhật thông tin giúp giảm thiểu thời gian xử lý thủ công, từ đó tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.

Ngoài ra, quản lý hiệu quả còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian tìm kiếm sản phẩm, tránh tình trạng nhầm lẫn trong xuất – nhập kho, và đảm bảo mọi quy trình diễn ra nhanh chóng, chính xác. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung hơn vào các hoạt động kinh doanh chiến lược và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể.

Tổng kết

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, từ việc giữ chân khách hàng, cân bằng lượng hàng hóa, quay vòng tồn kho nhanh chóng đến việc tiết kiệm chi phí và thời gian. Doanh nghiệp cần đầu tư vào các hệ thống và phương pháp quản lý tiên tiến để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra trơn tru và hiệu quả.